दशकौँ बितिसक्यो, तर जिमेलमा ईमेल अर्काइभ गर्ने सिस्टम अझै उस्तै झुर

काठमाडौँ । जिमेलमा ईमेलहरूलाई व्यवस्थापन गर्ने वर्षौँदेखि प्रयोग हुँदै आएको एउटा पुरानो टुल हो - 'आर्काइभ' । यो सुविधा दशकौँदेखि यथावत् रहे पनि यसको कार्यशैली भने प्राविधिक रूपमा अझै उस्तै कमजोर छ ।

वास्तवमा जिमेलमा स्टोर गरिएका हरेक ईमेलहरू 'All Mail' भित्र रहेका हुन्छन् । तपाईँको 'Inbox' सहित अन्य सबै स्थानहरू छुट्टै फोल्डर नभएर लेबल (label) मात्रै हुन् । यो प्रणाली एउटा भर्चुअल फाइलिङ क्याबिनेट (virtual filing cabinet) जस्तो हो, जसले सबै डकुमेन्टहरूलाई एकै ठाउँमा राख्छ र रङ्गीन डिभाइडरहरू (dividers) मार्फत अलग गर्छ ।

आर्काइभले कसरी काम गर्छ ?

आर्काइभिङ (Archiving) सुविधा ईमेलमा तेर्सो रूपमा अर्थात् दायाँ वा बायाँ स्वाइप गरेर प्रयोग गर्न सकिन्छ । यसले ईमेललाई तुरुन्तै 'Inbox' बाट हटाउँछ । सतहमा हेर्दा, यसले प्रयोगकर्ताहरूलाई 'इनबक्स शून्य' (inbox zero) तर्फ लैजान सहयोग गर्छ । तर यो वास्तवमै अप्रभावी छ ।

जब तपाईँ जिमेमा कुनै ईमेल आर्काइभ गर्नुहुन्छ, यसले ईमेललाई जिमेलभित्र कुनै विशेष आर्काइभ स्थानमा राख्दैन । यसले ईमेलबाट केवल 'Inbox' ट्याग हटाउँछ अर्थात् ईमेललाई कुनै लेबल नभएको अवस्थामा 'All Mail' मा फिर्ता गर्छ ।

आर्काइभिङको यो तरिकाले तपाईँको जिमेल अकाउन्टलाई सफा गर्दैन; यसले केवल ईमेलहरू पुन: प्राप्त गर्न झन् गाह्रो बनाउँछ । आर्काइभिङ प्रक्रियाको मूल सिद्धान्त क्याटलगिङ हो । अर्थात् चिजहरूलाई दीर्घकालीन सङ्ग्रहका लागि सङ्कलन गर्नुका साथै सूचीकृत गर्नु हो । तर, जिमेलले आर्काइभ गरिएका मेलहरूलाई न त स्वचालित रूपमा वर्गीकरण गर्छ, न त लेबल नै लगाउँछ ।

खोज्न नसकिने समस्या

जिमेलले आर्काइभ गरिएका मेलहरूलाई 'नपढिएका मेलहरू' (unread mails) जस्तो गरी आर्काइभ गरिएको भनी विशेष रूपमा हाइलाइट गर्दैन । जसले गर्दा यदि तपाईँले लेबल नदिएर हजारौँ ईमेलहरू आर्काइभ गर्नुभएको छ भने महिना वा वर्षौँ पहिलेका विशेष ईमेल पत्ता लगाउन लगभग असम्भव हुन्छ ।

लेबल विहीन आर्काइभ गरिएका ईमेलहरू खोज्ने एक मात्र भरपर्दो तरिका भनेको सम्बन्धित ईमेलका युनिक विवरण सम्झनु वा जिमेलको सर्च बारमा has:nouserlabels अथवा in:inbox जस्ता सर्च स्ट्रिङ प्रयोग गर्नु हो । तर, यो तरिका याद गर्ने वा नियमित रूपमा प्रयोग गर्नेहरू निकै कम छन् ।

एन्ड्रोइड प्रयोगकर्ताहरूको समस्या

यो समस्या ती प्रयोगकर्ताहरूका लागि पनि छ, जसले यो सुविधा प्रयोग गर्दैनन् । धेरै एन्ड्रोइड प्रयोगकर्ताहरूले स्क्रिनको दाहिने छेउबाट बायाँतिर स्वाइप गरेर 'पछाडि जाने' (go back) फिचर प्रयोग गर्छन् ।

जिमेलमा ईमेलमा दायाँ वा बायाँ स्वाइप गर्दा ईमेल आर्काइभ हुने भएकोले एन्ड्रोइड फिचरसँगको तालमेल नमिल्दा धेरै ईमेलहरू अनायासै आर्काइभ भइदिन्छन् ।

जब कि माइक्रोसफ्ट आउटलुक, याहु मेल, प्रोटोन मेल र एप्पल मेल जस्ता जिमेलका प्रतिद्वन्द्वीकाहरूले आर्काइभ गरिएका ईमेलहरूमा पहुँच गर्न धेरै सजिलो तरिका प्रदान गर्छन् ।

 

पछिल्लो अध्यावधिक: असोज २६, २०८२ २०:४

टिप्पणीहरू