यसरी डिजिटाइज गरेर राख्नुहोस् आफ्ना कागजात

काठमाडौँ । कतै ओहोरदोहोर गर्नु पर्दा वा सामान्य जीवनमा पनि कागजपत्रले निकै ठाउँ ओगटिरहेका हुन्छन् । सम्झौता पत्र, चिठ्ठी, करका कागजातहरू, नोट, रेकर्ड, परिचयपत्र, सर्टिफिकेट आदि समयसँगै थुप्रिँदै जान्छन् । सधैँ जसले गर्दा सधैँ साथमा लिएर हिँड्न सम्भव हुँदैन । कहिलेकाहीँ घरबाट टाढा हुँदा यस्ता कागजातको जरुरत पनि पर्न सक्छ । त्यसका लागि तपाईँले यस्ता कागजात डिजिटाइज गरेर क्लाउडमा स्टोर गरेर राख्न सक्नु हुन्छ ।

भौतिक रूपमा केही कागजातहरू 'राख्ने' वा 'फ्याँक्ने' भन्ने निर्णय लिन गाह्रो हुन्छ । डिजिटाइजेसनले तेस्रो विकल्प प्रदान गर्छ, सुरक्षाका लागि भर्चुअल कपी बनाउने र भौतिक कागजलाई बिदा गर्ने ।

डिजिटाइजेसन गर्नका लागि तपाईँसँग एउटा स्मार्टफोन र समतल, सफा सतह (जस्तै टेबल) आवश्यक पर्छ । अझ सहज र सुरक्षित बनाउन कम्प्युटर, फाइलहरू एक डिभाइसबाट अर्कोमा सार्ने माध्यम (जस्तै केबल, एयरड्रप, वा क्लाउड स्टोरेज), फोटो एडिट गर्ने सफ्टवेयर, र कम्तीमा एउटा ब्याकअप ड्राइभ राख्न सक्नु हुन्छ । 

यति गरिसकेपछि कागजातहरू डिजिटाइज गर्नका लागि विभिन्न तरिकाहरू अपनाउन सक्नु हुन्छ । यदि तपाईँसँग धेरै कागजातहरू छन् भने, स्क्यानर खरिद गर्ने वा केही दिनका लागि सहयोगमा लिन सक्नुहुन्छ । फिडर भएको स्क्यानरले एकैचोटि धेरै कागजातहरू छिटो स्क्यान गर्न सक्छ । 

तर व्यक्तिगत प्रयोजनको सन्दर्भमा कागजात स्क्यानका लागि तपाईँसँग भएको स्मार्टफोन नै पर्याप्त हुन्छ । फोनबाट कागजातको डिजिटल कपी बनाउने तीन ओटा सजिलो तरिका छन् । पहिलो हो, सामान्य क्यामेरा एप । कार्ड र कलाकृतिका लागि यो विकल्प उपयुक्त हुन्छ । किनभने यसले सम्पादन गर्न मिल्ने तस्बिर सिर्जना गर्दछ, जसलाई ट्याग सहित व्यवस्थित गर्न सकिन्छ । तर, टेक्स्ट कागजातहरूका लागि भने यो खासै राम्रो विकल्प होइन । धेरै पृष्ठ भएका कागजातहरूका लागि यसरी स्क्यान गर्नु झन् कठिन काम हुन सक्छ ।

यस्तोमा बिल्ट-इन स्क्यानिङ एपहरूको सहारा लिन सक्नु हुन्छ ।  यस्ता एपहरूले प्रायः पीडीएफको रूपमा फाइल तयार गरिदिन्छन् र धेरै टेक्स्ट भएका कागजातहरूका लागि राम्रो मानिन्छन् । यसका लागि आईफोनमा फाइल तथा नोट्स एप प्रयोग गर्न सकिन्छ भने, एन्ड्रोइड फोनमा गुगल ड्राइभ एप रहेको हुन्छ । एप खोलेर फोनलाई कागजातमाथि केही बेर स्थिर राख्दा यस्ता एपले पेजलाई स्वतः आउटलाइन गरी फाइल सिर्जना गरिदिन्छन् । गुगल ड्राइभ, नोट्स वा फाइलको भन्दा बढी सुविधाहरू चाहिएमा तपाईँले थर्ड-पार्टी एपहरूको सहारा लिन पनि सक्नु हुन्छ । 

स्क्यान गर्दा समतल, राम्रो उज्यालो भएको ठाउँमा कागजातलाई राख्नुहोस्, जहाँ छायाँ नपरोस् । फोनलाई कागजातमाथि सिधा र समतल पारेर राख्नु पर्ने हुन्छ  । समय बचत गर्न र सेभ गर्नु अघि तस्बिर हेरेर क्रप गर्नपर्ने हुन सक्छ । 

ब्याकअप र फाइलको व्यवस्थापन

डिजिटाइज गरिएका कागजातहरूलाई फोनमा मात्र राख्नु जोखिमपूर्ण हुन सक्छ । डेटा हराउन सक्ने जोखिम कम गर्नका लागि त्यस्ता कागजातहरूलाई कम्प्युटर, ब्याकअप ड्राइभ तथा क्लाउड स्टोरेजमा सार्नुहोस् । महत्त्वपूर्ण फाइलहरू कम्तीमा दुई स्थानमा राख्नु सुरक्षित मानिन्छ ।

गुगल ड्राइभ प्रयोग गरी स्क्यान गर्दा फाइलहरू स्वतः क्लाउडमा ब्याकअप भएर बस्छन् । आईओएसका फाइल वा नोट्स एप प्रयोग गर्दा सेटिङमा गएर आईक्लाउडमा फाइल ब्याकअप भइरहेका छन् कि छैनन् भनी सुनिश्चित गर्न सकिन्छ ।

फाइलहरू कम्प्युटर, मोबाइल, वा क्लाउड स्टोरेज जहाँ भए पनि तिनीहरूलाई व्यवस्थित गर्नु अर्को महत्त्वपूर्ण काम हो । ताकि पछि सजिलै फेला पार्न सकियोस् । यसका लागि टप लेभल अर्थात् शीर्ष-स्तरका मुख्य फोल्डरहरू (जस्तै कार्ड वा पर्सनल रेकर्ड) सिर्जना गर्नुहोस् । त्यहाँभित्र, सम्झौता पत्र र परिचयपत्र जस्ता थप विशिष्ट किसिमका फोल्डरहरू बनाउन सक्नु हुन्छ । यसका अतिरिक्त थप फाइलहरूमा ट्याग र अन्य मेटाडेटा थप्न पनि सकिन्छ ।

पछिल्लो अध्यावधिक: जेठ २४, २०८२ १७:१८

टिप्पणीहरू