अब उद्योग मन्त्रालयका सबै काम पेपरलेस हुने, कागजपत्र बिना अनलाइनबाटै यसरी हुनेछ

काठमाडौँ । उद्योग, वाणिज्य तथा आपूर्ति मन्त्रालयले विद्युतीय प्रणालीमार्फत कागजरहित काम अघि बढाउन एकीकृत कार्यालय व्यवस्थापन प्रणाली (GIOMS) कार्यान्वयनमा ल्याएको छ । आउँदो १५ मङ्सिरदेखि मन्त्रालयले यही प्रणालीबाट दर्ता, चलानी र टिप्पणीको काम अघि बढाउने भएको हो । 

पेपरलेस विधिबाट काम अघि बढ्दा कार्यसम्पादन सरल, मितव्ययी र प्रभावकारी हुने विश्वास मन्त्रालयको छ । आखिर एकीकृत कार्यालय व्यवस्थापन प्रणाली (GIOMS) ले कसरी काम गर्छ त ? यही प्रणाली प्रयोग गरेर अब मन्त्रालयका कर्मचारीहरूले पत्र दर्ता, पत्राचार र निर्णय गर्ने छन् । जसका लागि एकअर्काको कोठामा फाइल घुमाउँदै हिँड्नुपर्ने बाध्यता हट्नेछ ।  

पत्र कसरी दर्ता हुन्छ ?

एकीकृत कार्यालय व्यवस्थापन प्रणाली (GIOMS) मार्फत प्राप्त भएका पत्र / कागजात स्वचालित रूपमा दर्ता भएर कार्यालय प्रमुखको अकाउन्टमा जाने भएकोले मूल दर्ता चलानी शाखाले केही गर्नु पर्दैन । मन्त्रालय भित्र रहेका महाशाखा, शाखा वा कर्मचारीलाइ सम्बोधन गरि GIOMS मार्फत पठाएका पत्रहरू सम्बन्धित प्रयोगकर्ताको अकाउन्टमा प्राप्त पत्र भित्र आन्तरिक पत्र ट्याब हुन्छन् । यसमा मूल दर्ता शाखाले केही गर्नु पर्दैन ।

भौतिक रूपमा पत्र/कागजात प्राप्त भएमा देहायको कार्य प्रक्रिया अवलम्बन गरी मूल दर्ता शाखामा तोकिएको कर्मचारीले दर्ताको काम गर्नुपर्ने गरी कार्यसञ्चालन प्रक्रिया मन्त्रालयले तय गरेको छ । जसअनुसार प्राप्त भएको पत्र र संलग्न कागजात स्क्यान गर्ने, गोप्य/अति गोप्य पत्र भएमा पत्र नखोल्ने र खाम मात्र स्क्यान गर्ने ।

पत्रका सबै पेज स्क्यान गर्ने, पत्रसँग संलग्न डकुमेन्ट सानो (१० पेज जति) भएमा सबै पाना स्क्यान गर्ने, तर, धेरै पेज भएमा कभर पेज र विषयसूची मात्र स्क्यान गर्नुपर्ने हुन्छ । गोप्य / अति गोप्य पत्रको खाममा उल्लेखित विवरणका आधारमा GIOMS दर्ता गरी खामबन्दी अवस्थामै कार्यालय प्रमुख समक्ष पेस गर्नुपर्नेछ ।

मन्त्रालयले स्क्यान भएका डकुमेन्ट संलग्न गरी GIOMS मा दर्ता इन्ट्री गर्नुपर्नेछ । यसका लागि नयाँ दर्ता मार्फत दर्ता सिर्जना गरी नाम, ठेगाना, मिति, विषय लगायत विवरण भर्ने र पत्र/कागजातको स्क्यान भएको डिजिटल प्रति अपलोड गरिनेछ । 

बोधार्थ पत्र भएमा बोधार्थ क्लिक गर्ने, कार्यालय प्रमुख चेक बक्सलाई डिफल्ट रूपमा अङ्कित गरिएको हुन्छ, यसलाई सम्बन्धित कर्मचारीले चलाउनु हुँदैन । यसबाट पत्र दर्ता भएपछि सबै पत्रहरू तोकआदेशका लागि कार्यालय प्रमुखकोमा पुग्ने मन्त्रालयले जनाएको छ ।

यी सबै विवरण भरेपछि सब्मिट गर्ने र क्यूआर चिह्न राख्नका लागि स्क्यान भएको पत्रको खाली ठाउँ हेरी क्लिक गर्नुपर्ने हुन्छ । पत्र GIOMS मा सब्मिट भइसकेपछि त्यसको दर्ता नम्बर सम्बन्धित पत्रको हार्डकपी (पत्र/कभर पेज) मा अङ्कित गर्ने र दर्ता नम्बर अनुसार क्रमशः मिलाएर फाइलिङ गर्नुपर्छ । 

GIOMS को दर्ता सूचीमा मिति अनुसार प्रत्येक पत्र क्रमशः चेक गरी प्रमुखबाट तोकआदेश भए बमोजिम सम्बन्धित पत्र/कागजातको हार्डकपी तोकआदेश लागेको महाशाखा/शाखामा पठाइन्छ । 

सामान्यतया, अघिल्लो दिनभर दर्ता भएका पत्रहरू मूल दर्ता शाखाले भोलिपल्ट दिनको पहिलो घण्टामा तोकआदेश चेक गरी सम्बन्धित शाखा/महाशाखामा प्रत्येक पत्रको हार्डकपी वितरण गर्नुपर्ने दायित्व तोकिएको छ ।  जरुरी, अत्यन्त जरुरी, गोप्य लगायत अत्यावश्यक जनाइएका पत्रहरू तत्कालै दर्ता गरी वितरण गर्नुपर्ने हुन्छ ।

पत्राचार (चलानी) प्रक्रिया
१. अधिकृत कर्मचारीले आफैँ पत्र तयार पार्ने । आवश्यकता परेमा ड्राफ्ट तयार गर्न सहायकस्तरका कर्मचारीको सहयोग लिने । अधिकृतबाट सहयोग माग भएको अवस्थामा सहायकस्तरका कर्मचारीले GIOMS वाट निम्नानुसार गर्नेः
- नयाँ पत्र तयार गर्ने (यसरी तयार गर्दा प्रापक, बोधार्थ (भएमा), विषय र संलग्न कागजात भएमा सोको पीडीएफ अपलोड गर्ने । तयार भएको पत्रलाई ड्राफ्टको रूपमा सेभ गर्ने । ड्राफ्ट सूचीमा गई सो पत्र अधिकृत समक्ष शेयर गर्ने ।
२. अधिकृत कर्मचारी आफूले तयार पारेको प्राप्त पत्रलाई अन्तिम रूप दिई पत्र स्वीकृत गर्ने अधिकारी समक्ष पेस गर्ने । आफूमा अधिकार निहित भएमा डिजिटल हस्ताक्षरसहित पत्र स्वीकृत गर्ने ।
३. पत्र स्वीकृत गर्ने अधिकार आफूसँग नभएमा माथिल्लो सम्बन्धित अधिकारी समक्ष स्वीकृतिका लागि पठाउने । यसरी पठाउँदा समेत डिजिटल हस्ताक्षर अनिवार्य रूपमा प्रयोग गर्ने ।
४. पत्र स्वीकृत गर्ने अधिकारीले प्राप्त पत्र चेकजाँच गरी डिजिटल हस्ताक्षर प्रयोग गरी स्वीकृत गर्ने ।
५. GIOMS प्रयोग गर्ने कार्यालयमा पठाएको भएमा त्यस्तो पत्र सम्बन्धित कार्यालयमा GIOMS मार्फत नै विद्युतीय स्वरूपमा तत्काल पुग्दछ ।
६. GIOMS प्रयोग नगर्ने कार्यालय/निकायमा पठाउने पत्र भएमा पत्र स्वीकृत भइसकेपछि माथि नं. (३) बमोजिम स्वीकृतिका लागि पठाएको कर्मचारीले प्रिन्ट गर्ने र कार्यालयको छाप लगाएर भौतिक रूपमा पत्र पठाउने प्रबन्ध गर्ने ।
७. पठाएका पत्रहरू GIOMS मै अभिलेख रहने हुनाले पत्र प्रिन्ट गरी अभिलेख राख्नु पर्दैन ।
८. भौतिक रूपमा पठाएका पत्रहरू पठाएको र बुझिलिएको प्रमाण आवश्यक भएमा सम्बन्धित शाखा/महाशाखामा फाइलिङ गरी राख्ने ।

निर्णय (टिप्पणी) प्रक्रिया
प्राप्त पत्रको आधारमा निर्णयका लागि टिप्पणी उठान गर्ने भएमा प्राप्त पत्रको सूचीबाट सोझै टिप्पणी सिर्जना गर्न सकिन्छ । त्यस्तै सोझै टिप्पणी तयार गर्दा सम्बन्धित कागजात ट्याबभित्र रहेको कागजात सम्बन्धित कर्मचारीले अपलोड गर्नुपर्छ । थप कागजात अपलोड गर्न सकिन्छ भने प्रणालीको कागजात अपलोडबाट GIOMS भित्र रहेका पत्र, टिप्पणी लगायत छनोट गरी अट्याच गर्न सकिने मन्त्रालयले जनाएको छ ।

१. अधिकृत कर्मचारीले टिप्पणी तयार गर्ने । टिप्पणीको टाइपिङ गर्न तथा डकुमेन्ट तयारीका अन्य कार्यका लागि आवश्यकता अनुसार सहायकस्तरका कर्मचारीको सहयोग लिने । 

टिप्पणीको टेक्स्ट GIOMS मै टाइप गर्न वा माइक्रोसफ्ट वर्डमा टाइप गरी GIOMS मा कपी पेस्ट गर्न सकिन्छ । सामान्य टेबलहरू GIOMS मै सिर्जना गर्न सकिन्छ भने चित्रहरू पनि कपी-पेस्ट गर्न सकिने कार्यसञ्चालन प्रक्रियामा उल्लेख छ । 

यदि Complex खालका टेबल फर्मुला, डिजाइनसहित बनाउनु परेमा वा अन्यत्र तयारी
अवस्थामा रहेका टेबलहरू संलग्न गर्नुपरेमा वा प्रिन्ट अवस्थामा भौतिक डकुमेन्टहरू राख्नु परेमा स्क्यान गरी टिप्पणीका साथ कागजात अपलोड गर्नुपर्छ ।  

२. खेस्रा गरेको टिप्पणीलाई पछि सम्पन्न गर्न पनि सकिन्छ । यसका लागि सो टिप्पणीलाई ड्राफ्टको रूपमा सेभ गर्ने ।
३. टिप्पणी आफ्नो तहबाट अन्तिम भएपछि स्वीकृतिको लागि माथिल्लो अधिकारी समक्ष पठाउने ।

पछिल्लो अध्यावधिक: मंसिर ७, २०८२ १८:५४

टिप्पणीहरू