कम्प्युटरमा फाइलहरू छरपष्ट छन् ? स्मार्ट तरिकाले यसरी गर्नुहोस् व्यवस्थापन
भदौ ४, २०८० १३:५४
काठमाडौं । कामको दौरान विभिन्न प्रकारका फाइलहरू कम्प्युटरमा बनाउनुपर्ने हुन्छ । फरक-फरक काम गर्दा भिन्न भिन्न फाइल बन्छ । यसरी कम्प्युटरमा थुप्रै फाइलहरू हुने गर्छन् । तर तिनलाई मिलाउन र व्यवस्थित गर्न भने धेरैका लागि झन्झट हुने गरेकाे छ ।
कम्प्युटरमा फाइलहरू मिलाएर राखेनौं भने लथालिङ्ग भएको कोठा जस्तै हुन्छ । यसले खोजेको समयमा फाइल नभेटाउने समस्या छँदै छ, काम समेत ‘प्रोडक्टिभ’ नहुने बताउने गरिन्छ । तर फेरि कुनै ठूलो काम भने होइन । यसका लागि केही समय छुट्याएर काम गर्दा फत्ते पार्न सकिन्छ ।
व्यक्तिगत तथा संस्थागत दुवैका लागि डिजिटल फाइल व्यवस्थापन गर्नु अति महत्त्वपूर्ण काम हो । आज हामी कम्प्युटरमा छरपस्ट भएर रहेका फाइलहरूको कसरी व्यवस्थापन गर्ने भन्ने बारे जानकारी दिने छौं:
योजना बनाउनुहोस्
आफ्नो डिजिटल फाइलहरू त्यतिकै छाडिदिनु भयो भने मिलाउन जीवनभर लाग्न सक्छ । यसकारण तिनलाई व्यवस्थापन गर्ने कुरामा निश्चित हुनुहोस् । के, कसरी व्यवस्थापन गर्न सकिन्छ भनेर योजना बनाउनु भयो भने काम गर्न तपाईंलाई सजिलो पनि हुन्छ ।
यसो गर्दा तपाईंले सोचेको भन्दा कम समय र स्रोतबाट फाइल व्यवस्थापन गर्न सक्नुहुन्छ । यो काम गर्न ‘कसका लागि’, ‘कहिलेदेखि’ र ‘कसरी’ भन्ने प्रश्न महत्त्वपूर्ण हुन्छ । हामी यस लेखमा संस्था वा कम्पनीको उदाहरणबाट डिजिटल फाइल व्यवस्थापनको काम बुझ्ने छौं ।
डिजिटल फाइल व्यवस्थापन कसका लागि भन्ने प्रश्न महत्त्वपूर्ण हुन्छ । हुन त यसको उत्तर सबैका लागि भन्ने हो । तर तपाईंले यो काम गरिरहँदा प्रविधिसँग त्यति धेरै अभ्यस्त नभएका र ती फाइलहरू आवश्यक परिरहेका व्यक्तिसँगकाे फरक भने छुट्याउनु पर्छ । कहिलेदेखि यो काम सुरु गर्नुहुन्छ र यसका लागि कतिसमय लाग्छ, त्यस्तै सफल हुनु भएको तपाईंलाई कसरी थाहा हुन्छ, यो महत्त्वपूर्ण हुन्छ ।
उदाहरणका लागि: कार्यालयमा भएका २० जना कर्मचारीलाई फाइल व्यवस्थापन आवश्यक हुन्छ । तर लेखक र ग्राफिक्स डिजाइनले विशेष ध्यान दिनुपर्छ । किनकि फाइल बनाउने काम उनीहरूबाट धेरै हुन्छ । यदि कम्पनीले डिजिटल फाइल व्यवस्थापन गर्न जाँदै छ भने सबै कर्मचारीका लागि तालिम दिनुपर्छ । यस्तो तालिम बेलाबेला गरिरहनु पर्छ ।
तयारी गर्नुहोस्
अब तपाईंले कम्पनीका सबैसँग यसबारे कुरा गर्नु पर्ने हुन्छ । यसो हुँदा उनीहरूको पनि आवश्यकता तपाईंले बुझ्नुहुन्छ । यदि समय छ भने तपाईंले कम्पनीका सबैलाई ‘अहिलेको डिजिटल फाइल व्यवस्थापनमा केके मन परेको छ, केके मन परेको छैन, यसमा कुने अलमल वा समस्या छ कि, फाइल व्यवस्थापन गर्नेबारे कुनै सल्लाह छ’ जस्ता प्रश्न गर्दा राम्रै हुन्छ ।
भएका फाइलहरूलाई अलि व्यवस्थित गर्न तपाईंले अनलाइन फाइल शेयरिङ सफ्टवेयर वा कम्प्युटर चाहिन्छ । तर फाइलहरू स्टोर गर्न भौतिक कम्प्युटरभन्दा क्लाउडमा आधारित सर्भर उपयुक्त हुन्छ । यसो हुँदा सबैजनाले पहुँचमा पाउँछन् । अब तपाईंले भएका थुप्रै फाइल व्यवस्थित गर्न समय निकाल्नु पर्ने हुन्छ ।
डिलिट र अर्काइभ गर्नुहोस्
सबै फाइलहरू सुरक्षित राख्नुपर्छ भन्ने छैन । कतिपय फाइलहरू काममा नआउने खालका हुन्छन् । कतिपय डुप्लिकेट भएर बसेका हुन्छन् । त्यस्ता भविष्यमा नचाहिने फाइलहरूलाई डिलिट गर्नुहोस् । तीमध्ये केही महत्त्वपूर्ण छन् भने 'अर्काइभ' शीर्षकको फोल्डर बनाएर तिनलाई त्यसमा राख्न सक्नुहुन्छ ।
नाम, मिति, परियोजना र विभाग अनुसार फाइल व्यवस्थापन
अब फाइल व्यवस्थापन गर्ने तपाईंको काम सुरु हुन्छ । तपाईंको संस्था र त्यसको आवश्यकताका आधारमा फाइल व्यवस्थापन गर्नुपर्छ । विशेषत: नाम, मिति, परियोजना र विभाग अनुसार फाइल व्यवस्थापन गर्दा राम्रो हन्छ, तपाईंले त्यसैको आधारमा नै फाइल व्यवस्थापन गर्नुहोस् ।
संस्थाले काम गरेको ग्राहकको नाम वा स्वयं संस्थाको नाम राखेर फाइल व्यवस्थापन गर्न सकिन्छ । कुनै पनि संस्थाले वर्षभरि धेरै फाइलमा काम गर्छ । यसो हुँदा मिति अनुसार पनि फाइल व्यवस्थापन गर्न सकिन्छ ।
एउटा संस्था भित्रका विभिन्न विभागहरूले सँगै काम गरिरहेका हुन्छन्, जस्तो; प्रोजेक्ट म्यानेजर, राइटर र ग्राफिक्स डिजाइनरले एउटा प्रोजेक्टमा सँगै काम गर्न सक्छन् । यसो हुँदा ती परियोजनाका आधारमा समेत फाइल व्यवस्थापन गर्न सकिन्छ । संस्थामा विभिन्न प्रकारका विभागहरू हुन्छ । ती विभागका लागि फरक फरक फाइल बनाएर व्यवस्थापन गर्न सकिन्छ ।
नाम छान्नुहोस
डिजिटल फाइलहरू व्यवस्थापन गर्दा तिनको नाममा पनि तपाईंले ध्यान दिनुपर्छ । सकेसम्म 'file09.doc' जस्ता नाम राख्नहुन्न । नाम राख्दा सर्च गर्न सजिलो, हेर्न साथै बुझिने खालको हुनुपर्छ । जस्तो: तपाईंले मिति अनुसार फाइल अर्गनाइज गरिरहनु भएको छ भने 'मिति, नाम' गरेर नाम राख्न सक्नुहुन्छ । जस्तो: 2023-08-21_techpana_news_file_orgnanizing ।
यसरी नै तपाईंले अन्य फाइलहरूको नाम राख्न सक्नुहुन्छ । नाम राख्दा शब्दहरूको बीचमा अन्डरस्कोर (_) र हाइफन (-) प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ ।
फाइल प्रयोगबारे प्रणालीको विकास गर्नुहोस्
अब तपाईंले ती फाइलहरूमा क-कसले के के गर्न मिल्ने, कसका लागि कुन फाइल प्रयोग गर्न दिने भन्ने कुरालाई लिएर फाइल प्रयोगबारे प्रणालीको विकास गर्नुपर्ने हुन्छ । यसो हुँदा क-कसले कुन फाइलमा के सम्पादन गर्यो, केके थप्यो भन्ने थाहा पाउन सकिन्छ ।
साथै सबैजना टाढा भए पनि त्यही बसेरसँगै काम गर्न सक्छन् । यसका लागि वर्ड प्रोसेसिङ सफ्टवेयर प्रयोग गर्न सकिन्छ । यसो गर्दा क्लाइन्टसँग काम गर्न पनि सजिलो हुन्छ । क्लाइन्टले त्यही फाइलमा थप गर्नुपर्ने कामहरू उल्लेख गर्न सक्छन् ।
त्यस्तै कसैलाई फाइल पढ्न वा हेर्न मात्र दिनुपर्ने हुन्छ । यसका लागि फाइलमा 'रिड वन्ली' भन्ने जस्ता फिचर प्रयोग गर्न सकिन्छ । फाइल तथा फोल्डरमा पासवर्ड सेट गर्न सकिन्छ । यसो गर्नु डेटा सुरक्षाभित्र पनि पर्छ ।
वर्ष वा महिना अनुसार फाइल बनाउनुहोस्
हजारौं फाइलहरू भए तिनलाई म्यानुअल्ली व्यवस्थापन गर्न निकै गाह्रो काम हुन्छ । तर केही टुलहरू प्रयोग गरेर तपाईले यो काम केही क्षणमा नै गर्न सक्नुहुन्छ । यसका लागि फाइलहरू भएको फोल्डरमा राइट क्लिक गर्नुहोस् । त्यहाँ 'सर्ट बाइ' क्लिक गर्दा विभिन्न विकल्प देखिन्छन् । जस्तो: नाम, मिति, प्रकार आदि ।
त्यसपछि तपाईंलाई ती फाइलहरू अर्गनाइज गर्न थप सजिलो हुन्छ । जस्तो: एउटै वर्षमा बनेका फाइललाई एउटा वर्षमा राख्न सक्नुहुन्छ । त्यहाँ भित्र भने मासिक र चौमासिक रूपमा तपाईंले फाइल राख्न सक्नुहुन्छ । यदि ती सबै फाइलहरूको नामलाई पुनर्लेखन गर्न परे 'कुकनेट फाइल रिनेमर' जस्ता सफ्टवेयर समेत उपलब्ध छन् ।
यसरी तपाईंले कुनै संस्था वा कम्पनीको कम्प्युटरमा भएका फाइल व्यवस्थापन गर्न सक्नुहुन्छ । तर तपाईंले यही तरिकाबाट व्यक्तिगत कम्प्युटरमा पनि फाइलहरू मिलाउन सक्नुहुन्छ । डिजिटल युगमा फाइल व्यवस्थापन गर्नु पनि एउटा सीप नै हाे ।
पछिल्लो अध्यावधिक: भदौ ४, २०८० १३:५४
