ईमेल भरिएर अस्तव्यस्त हुने समस्या छ ? अपनाउनुहोस्, ‘इनबक्स जेरो’ सम्बन्धी यी स्मार्ट ट्रिक्स
असोज १७, २०८१ १३:५९
काठमाडौं । के तपाईं आफ्नो जिमेलको इनबक्स भरिने समस्याबाट हैरान हुनुहुन्छ ? यस्तो समस्या भोग्ने तपाईं मात्रै होइन, धेरै जना पीडित छन् ।
इनबक्स भरिँदा यसलाई खाली गर्न हामीलाई धेरै समय लाग्छ । तर यो झन्झटबाट मुक्ति पाउन आज हामी तपाईंलाई इनबक्स जेरो (inbox Zero) अवधारणाको बारेमा बताउँदै छौं ।
इनबक्स जेरोले तपाईंको इनबक्सलाई खाली गर्ने रणनीति अपनाउँदैन । तर यसले ईमेललाई व्यवस्थापन गरेर कामको समयमा ईमेलका कारण हुने तनावलाई भने अवश्य पनि कम गर्न सहयोग पुर्याउँछ ।
के हो इनबक्स जेरो ?
वास्तवमा इनबक्स जेरो भनेको ईमेल व्यवस्थापनको एउटा टेक्निक हो, जसले इनबक्सलाई पूर्णरूपमा खाली नगरे पनि सम्भवतः खालीकै अवस्थामा राख्ने प्रयास गर्दछ । यसले तपाईंको ईमेलमा आउने मेसेजमाथि चाँडाे निर्णय लिन र टु-डु लिस्टमा लाइन आइटम जसरी राख्न मद्दत गर्दछ । ताकि दीर्घकालीन समयमा तपाईंले थोरै समयमा नै ईमेल प्रयोग गर्न सक्नुहोस् ।
इनबक्स जेरो शब्द सबैभन्दा पहिला प्रोडक्टिभिटी एक्सपर्ट मर्लिन मानले प्रयोगमा ल्याएका हुन् । उनले आफ्नो ब्लग साइट ४३ फोल्डरमा सन् २००७ मा यसको चर्चा गरेका थिए । प्रारम्भिक दिनमा यसलाई विभिन्न काम र दर्शनमा प्रयोग गरियो ।
तर आजको समयसम्म आइपुग्दा यो एउटा ईमेल व्यवस्थापनि प्रणालीको रूपमा देखापरेको छ । जसले ईमेलको इनबक्सलाई सकेसम्म खाली बनाउने प्रयास गर्दछ ।
इनबक्स जेरो सम्बन्धी टिप्स
१. यदि कुनै पनि मेसेजलाई आफ्नो तर्फबाट कुनै प्रतिक्रिया दिनु छैन भने त्यसलाई सकेसम्म चाँडै डिलिट वा अर्काइभ गर्नुहोस् ।
२. यदि थोरै समयमा तपाईंले मेसेजको प्रतिक्रिया दिन सक्नुहुन्छ भने चाँडै दिनुहोस् । ती मेल आवश्यक छन् भने अर्काइभ पनि गर्नुहोस् ।
इनबक्स जेरोको चार ‘डी’ (4Ds) सिद्धान्त
डु इटः यदि कुनै पनि मेसेजको रिप्लाई दुई/तीन मिनेटमा हुन्छ भने त्यो गरी हाल्नुहोस् ।
डिलिट इटः यदि मेललाई प्रतिक्रिया दिन आवश्यक छैन भने त्यसलाई डिलिट गरिदिनुहोस् या त भविष्यको रेफ्रेन्सका लागि सेभ गरेर राख्नुहोस् ।
डेलिगेट इटः यदि अन्य कसैले त्यो मेलाई ह्याण्डल गर्न सक्छ भने उसलाई सकेसम्म चाँडै पास गरिदिनुहोस् ।
डिफर इट: यदि कुनै मेसेजलाई लामो प्रतिक्रिया चाहिएको छ वा त्यो धेरै चरणमा पूरा हुन्छ भने त्यसका लागि डेडलाइन तय गर्नुहोस् ।
इनबक्स जेरो कसरी बनाउने ?
जिमेल अकाउन्टमा इनबक्स जेरो बनाउने विभिन्न तरिका छन् ।
१. इनबक्सलाई अडिट गर्नुहोस् ।
आफ्नो इनबक्सलाई व्यवस्थापन गर्न वा त्यसलाई खाली गर्नुअघि मेलको महत्त्व र आवश्यकता के कति छ विचार गर्नुहोस् । ईमेललाई व्यवस्थापन गर्न स्प्रेडशिटको समेत प्रयोग गर्न सक्नु हुन्छ । आफूलाई अनावश्यक लाग्ने मेलहरूलाई इनबक्समा गएर डिलिट गर्नुहोस् ।
तर यसअघि कुनै ईमेल रेफ्रेन्सको लागि राख्नुपर्ने हो कि, कुनैलाई प्रतिक्रिया दिन आवश्यक छ कि, सबै कुरा हेर्नुहोस् ।
यदि अफिसियल मेल छन् भने ती मेल अन्य साथीभाइलाई आवश्यक छ कि त्यो पनि विचार गर्नुहोस् । यस किसिमको इनबक्स अडिट तपाईंले मासिक वा १५ दिनमा गरिरहँदा राम्रो हुन्छ ।
२. ईमेलका लागि समय तालिका मिलाउनुहोस् ।
मल्टिटास्किङ सधैं डरलाग्दो नै हुन्छ । अझ प्रविधिमा मल्टिटास्किङ गर्दा त यसले सिकाई र काम गराई दुवैमा नकारात्मक असर पार्न सक्छ ।
त्यसैले आफ्नो मेलमा धेरै कुराहरू डिफल्ट रूपमा सेट गर्नुहोस् । यसलाई दिनको निश्चित समयमा मात्र खोल्नुहोस् । पुश नोटिफिकेसनलाई डिसेबल गरिदिनु होस् । मेसेज चेक गर्न क्यालेण्डरमा निश्चित समयलाई ब्ल्याक आउट गर्नुहोस् । किन भने प्रत्येक समय नोटिफिकेसन पाउने बित्तिकै लगातार ईमेल खोलिरहन सकिँदैन ।
३. असान्दर्भिक ईमेलहरू हटाइदिनुहोस्
यदि कुनै कुनै नियमित सेन्डरहरूको मेल तपाईंको लागि आवश्यक छैन भन्ने कुरा थाहा छ भने एउटा म्यानुअल फिल्टर बनाएर ती मेसेजलाई सिधै स्पाम वा ट्रयाश फोल्डरमा जाने व्यवस्था मिलाउनुहोस् । यसका लागि जिमेल सेटिङमा जानुहोस् र फिल्टर्स एण्ड ब्लक्ड एड्रेसेस चयन गरी टप मेनुबाट एड्रेसहरू ब्लक गरिदिनुहोस् ।
यसका लागि क्रियट अ न्यु फिल्टरमा क्लिक गर्नुहोस् । त्यसपछि देखापर्ने बक्सको खाली ठाउँ भर्नुहोस् । अब ‘कृयट फिल्टर’ मा क्लिक गरेपछि एउटा विण्डो देखा पर्छ । त्यहाँ ‘डिलिट इट’ मा क्लिक गर्नुहोस् ।
केही मार्केटिङ सब्सक्रिप्सनका मेलबाट पनि मुक्त हुन चाहनुहुन्छ भने मेलिङ लिस्टबाट तिनलाई हटाउनुहोस् । उदाहरणका लागि तपाईंलाई ब्लुमबर्गले मेल पठाइरहन्छ, जुन तपाईंलाई आवश्यक छैन भने उसले पठाएको कुनै एउटा मेल खोल्नुहोस् । त्यहाँ माथि ‘अनसब्सक्राइब’ मा क्लिक गर्नुहोस् ।
४. स-साना कुराको प्रतिक्रिया नदिनुहोस्
इनबक्स खाली गर्ने बेला प्रत्येक प्रश्न, प्रतिक्रिया वा आग्रहको प्रतिक्रिया दिन सम्भव हुँदैन । आफ्नो उच्च प्राथमकितामा रहेका र तत्काल प्रतिक्रिया दिनुपर्ने कुराहरू विचार गरेर मात्र प्रतिक्रिया दिने बानी बसाल्नु होस् । कहिल्यै नसकिने ईमेल चेन र एक्सन आवश्यक नभएका मेलहरूलाई प्रतिक्रिया नदिनुहोस् ।
५. विषयवस्तुलाई छोटो बनाउनुहोस्
ईमेलमा प्रतिक्रिया दिँदा कहिल्यै पनि धेरै लामो नलेख्नुहोस् । सकेसम्म छोटो, तर ग्रामर र स्पेलिङ सही भएका वाक्यहरू लेख्नुहोस् । जिमेलले दिने प्रतिक्रियाका अप्सनहरू प्रयोग गर्नुहोस् ।
६. आफ्नो फोल्डर सिस्टम विकास गर्नुहोस्
केही इनबक्स जेरोका विज्ञहरू फोर डीको आधारमा चार ओटा फोल्डरहरू निर्माण गर्न सुझाव दिन्छन् । फोल्डरलाई चार वर्गमा विभाजित गर्नुहोस् । एउटा ‘डु’, जसमा तत्काल प्रतिक्रियाको आवश्यक पर्छ । यस्तै ‘डिसाइड’, जसमा निर्णय दिन बाँकी हुन्छ । यस्तै अर्को ‘डेलिगेट’, जसमा अरूलाई जिम्मेवारी सुम्पिन सकिने मेलहरू राखिन्छ । भने अन्त्यमा ‘डिलिट’, जसमा हटाउन मिल्ने मेलहरू राखिन्छ ।
मेललाई सटीक र सफा राख्न चाहने हो भने निम्न आधारमा फोल्डर तयार गर्नुहोस् ।
एक्सन निडेड: यसमा त्यस्ता ईमेलहरू राख्नुहोस्, जसलाई तत्काल प्रतिक्रिया दिनु छ, रिपोर्ट दिनु छ, कसैलाई केही सोध्नु छ वा केही लेखेर पठाउनु छ । यी सम्पूर्ण तत्काल गर्नुपर्ने काम यसमा राख्नुहोस् ।
पेन्डिङ: कुनै मेललाई प्रतिक्रिया वा जवाफको खाँचो छ, तर तत्काल आवश्यक छैन भने त्यसलाई पेन्डिङ फोल्डरमा राख्नुहोस् ।
डेलिगेटेड: तपाईंले मेलको जिम्मेवारी कसैलाई सुम्पिनु भएको छ, तर पछि फलाेअप गर्नुपर्ने हुनसक्छ र त्यसलाई डिलिट गरिहाल्ने सोचमा हुनुहुन्न भने डेलिगेटेडमा राख्नुहोस् ।
आर्काइभ्ड: यस फोल्डरमा त्यस्ता ईमेलहरू राख्नु पर्छ, जसलाई पछि रेफ्रेन्सको रूपमा प्रयोग गर्न सकिन्छ ।
यस बाहेक मेलको महत्त्व र त्यसलाई प्रतिक्रिया वा एक्सन दिनुपर्ने आवश्यकता अनुसार टुडे, दिस विक, दिस मन्थ र एफवाईआई अर्थात् प्रतिक्रिया नचाहिने, मात्र जानकारी वा रेफ्रेन्सको रूपमा प्रयोग गर्नुपर्ने मेलका आधारमा फोल्डर बनाउन सकिन्छ ।
पछिल्लो अध्यावधिक: असोज १७, २०८१ १३:५९
